Открытие смены

Рабочая смена на кассе фиксирует:

• Отчет по движению денежных средств в кассе (сколько было на начало, сколько должно остаться на конец и есть ли недостача).
• Движение товара за смену (можно заполнить приход, списание товара, перемещение со склада, приготовление заготовок, а так же провести инвентаризацию).
• Чек-лист открытия и закрытия смены - список дел, которые необходимо выполнить для поддержания чистоты, порядка и всех бизнес-процессов на точке.

У каждой смены есть дата и порядковый номер (номер смены каждый день начинается с единицы). Например, если в день у вас работает всего одна смена, то утром при открытии заведения нужно открыть смену, в конце дня закрыть. Если есть одна пересменка, то смен будет две, по пол дня. И так далее.

Без открытия смены сотрудники не могут принимать заказы и оплату с гостя.

Открытие смены#

Для того, чтобы открыть смену, необходимо в главном меню нажать “Открыть смену”. Откроется окно для заполнения суммы наличных в денежном ящике на начало смены. Сумма задается по количеству всех купюр и монет, чтобы снизить вероятность ошибки.

По умолчанию в окне отображается сумма с закрытия прошлой смены. Но сотруднику всё равно нужно пересчитать купюры на начало смены, чтобы убедиться, что с прошлой смены всё осталось на месте. И если что-то не совпадает, сообщить своему управляющему.

После того как сумма заполнена, нажимаем в окошке “Открыть смену”. Смена откроется и можно принимать заказы. Кроме того если подключена касса, кассовый аппарат распечатает чек открытия смены и чек внесения наличных.

Когда смена открыта, можно нажать на имя сотрудника слева сверху и перечислить всех сотрудников, кто будет работать на смене помимо кассира, если их несколько. Это нужно для статистики и для автоматического расчета зарплаты.

Данный список не влияет на кассовые чеки и нужен лишь для внутреннего учета. Напоминаем, что все действия на экране кассира будут совершаться от имени того, кто ввел свой код для входа в программу, а не тот кто перечислен в смене.

Отчет о движении денежных средств#

Основной раздел в смене - это “Отчет”. По мере принятия заказов тут будет показана выручка по разным типам оплаты и ожидаемая сумма на конец смены.

Если вы вносите дополнительные средства в кассу или изымаете, это необходимо указать в смене в разделе “Внесение и инкассация наличных”. Если вы оплатили товар или услуги из кассы, это необходимо указать в разделе “Затраты и товар”. Не допускается изъятие/внесение наличных в денежный ящик без указания данного факта в отчет смены. В случае изъятие наличных (или внесения) на кассовом аппарате будут печататься специальные чеки внесения/изъятия наличных.

Затраты и товар#

Всякий раз, когда на точку привозят какой-либо товар или из кассы оплачивают что-либо, это необходимо внести в отчет смены в раздел “Затраты и товар”. В накладной указывается поставщик, дата/номер и тип оплаты заказа.

Если указать оплату наличными, то программа зафиксирует, что деньги выдали из кассы и поставит приход товара на склад. Если указать оплату по безналу, то зафиксируется только приход товара на складе без вычета средств из кассы.

По аналогии в смене указываются: не товарные расходы (например оплата телефона, охраны, зарплаты), списание товаров, приготовление заготовок. Так же можно оформить перемещение со склада, если товар привезли не от поставщика, а с вашего распределительного центра.

Все внесенные поступления, списания и перемещения будут отображены в смене списком. В случае необходимости можно будет поправить их, нажав на один из пунктов в списке:

Чек-листы#

Управляющий может настроить список задач, которые необходимо выполнить сотрудникам смены при открытии и закрытии. Это позволяет систематизировать работу торговой точки и не забывать производить важные функции, например, прочистку элементов кофемашины, протирку полочек и т.д.. Пункт чек-листа отмечается как выполненный только тем сотрудником, который непосредственно сделал данную задачу! Список пунктов разделен на группы, которые настраивает управляющий.

Смену нельзя будет закрыть, пока не отмечено исполнение чек листа открытия или закрытия смены.